Memiliki manajemen waktu yang baik akan membantu kita untuk menjadi lebih produktif. Memang, akan membutuhkan usaha supaya kita bisa mulai mengatur alokasi waktu kita sesuai dengan “pos-pos”-nya. Namun, ketika kita sudah bisa mengatur waktu dengan baik, rasanya akan lega. Tugas-tugas bisa dikerjakan dan selesai sesuai dengan tenggat waktu. Malah nantinya, kita juga bisa memiliki waktu bebas untuk mengembangkan diri sesuai dengan minat. Lalu, bagaimanakah cara agar waktu yang kita miliki menjadi waktu produktif kita?
1. Pahami Cara Anda Menggunakan Waktu
Kata pepatah, waktu adalah uang. Maka, ada benarnya jika Anda sudah mulai memperlakukan waktu yang Anda miliki sebagaimana Anda memiliki uang. Anda tidak bisa memanfaatkannya dengan baik jika tidak memahami uang (atau aset) yang Anda miliki tersebut.
Sama halnya dengan waktu. Untuk dapat mengaturnya, maka perlu memahami bagaimana cara Anda menggunakannya selama ini. Cara yang dapat Anda lakukan antara lain dengan menggunakan buku log secara manual. Anda bisa mencatat apa yang Anda lakukan selama satu hari, lengkap dengan durasi waktu yang Anda habiskan.
2. Kenali Polanya
Setelah Anda menerapkan buku log dalam keseharian Anda, data yang dimiliki sudah bisa dikategorikan. Misalnya, menjawab telepon atau membalas surel yang masuk. Nantinya, Anda bisa melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk benar-benar produktif dan berapa yang tidak.
Berangkat dari data itu, Anda bisa mulai menilai, apakah Anda sudah mengalokasikan waktu yang tepat untuk melakukan hal yang menjadi prioritas atau malah sebaliknya. Dengan begitu, Anda mulai mengenali pola dari penggunaan waktu yang Anda miliki.
3. Buat Perencanaan yang Goal-Driven
Ketika Anda sudah mulai mendapatkan pola dari penggunaan waktu, kini saatnya Anda melihat pada prioritas dan tujuan (goal) kegiatan Anda. Dengan rangkaian kegiatan yang Anda miliki, pastinya Anda sudah punya gambaran berapa lama waktu yang Anda butuhkan dalam sehari agar semua kegiatan tersebut bisa dilakukan. Jangan-jangan, ada kegiatan yang bisa diminimalisir penggunaan waktunya.
Dengan membuat perencanaan yang berorientasi pada tujuan (goal-driven), Anda bisa mulai mengatur secara perlahan, waktu-waktu yang tepat untuk dapat mencapai tujuan tersebut. Di situ pulalah, Anda akan memaksimalkan waktu yang ada agar semua goal bisa terpenuhi.
4. Waktunya Eksekusi
Semua perencaan tidak akan membawa perubahan jika Anda tidak mengeksekusi. Anda bisa mulai dengan membuat tabel Time Boxing. Dengan tabel-tabel, Anda bisa memecah jadwal kegiatan menjadi beberapa katagori dan menurunkannya menjadi poin-poin pekerjaan yang harus dikerjakan.
Misalnya dengan membuat tabel per hari. Apa yang harus Anda selesaikan di hari Senin bisa diturunkan menjadi poin-poin pekerjaan. Di bawahnya, Anda tuliskan berapa waktu yang Anda alokasikan untuk menyelesaikan poin pekerjaan tersebut.
Ketika Anda sudah bisa menerapkan langkah tersebut secara teratur, Anda mulai memegang kendali atas waktu dan produktivitas. Jangan sampai Anda merasa lelah tetapi pekerjaan masih belum juga selesai.
Selamat mengatur waktu!
(Disadur dari: Harvard Business Review – The 17 Skills Leaders Need to Stand Out)